In den Diskussionen des Bundestages wird (endlich) immer häufiger das Thema Digitalisierung angesprochen. Diese Entwicklung spiegelt auch mein persönliches Bestreben wider, Dokumente und Akten papierlos zu verwalten – ein Unterfangen, welches Mal mehr, mal weniger erfolgreich war. Ein wesentliches Kriterium für mich ist dabei die OCR-Funktion, die es ermöglicht, die digitalisierten Dokumente durchsuchbar zu machen. Aus diesem Grund habe ich mich für die Nutzung von paperless-ngx entschieden. Die Installation der Software über Docker gestaltet sich schnell und unkompliziert. Zudem bietet die Integration von Watchtower in den Docker-Stack die Möglichkeit, Software-Updates automatisch durchzuführen, was den Wartungsaufwand für den Benutzer praktisch eliminiert.

Paperless-ngx selbst ist ein Dokumenten-Management-System – kurz DMS. Die Entwickler beschreiben es auf GitHub wie folgt: “Paperless-ngx ist ein Dokumentenmanagementsystem, das Ihre physischen Dokumente in ein durchsuchbares Online-Archiv umwandelt, damit Sie weniger Papier aufbewahren müssen. Paperless-ngx wurde von paperless-ng abgezweigt, um die großartige Arbeit fortzusetzen und die Verantwortung für die Unterstützung und Weiterentwicklung des Projekts auf ein Team von Personen zu verteilen.”

In dieser Variante wird paperless-ngx mittels eines Docker Stacks installiert und verwaltet. Die Konfiguration und Verwaltung von paperless-ngx kann auf zwei Arten erfolgen: traditionell mittels einer docker-compose.yml-Datei oder durch Verwaltungstools wie Portainer.

Der nächste Schritt beinhaltet die Erstellung der benötigten Verzeichnisse. Dies erfolgt durch den Befehl mkdir, wobei in diesem Fall die Ordner im Homeverzeichnis angelegt werden. Um Fehlermeldungen zu vermeiden, müssen die Dateipfade in der Konfiguration an das eigene System anpasst werden.

services:
  paperless-ngx:
    image: lscr.io/linuxserver/paperless-ngx:latest
    container_name: paperless-ngx
    environment:
      - PUID=1000
      - PGID=1000
      - TZ=Europe/Berlin
      - REDIS_URL= #optional
    volumes:
      - /home/bjoern/paperless-ngx/config:/config
      - /home/bjoern/paperless-ngx/data:/data
    ports:
      - 8050:8000
    restart: unless-stopped

Die initiale Inbetriebnahme des Docker Stacks kann abhängig von der Hardware-Leistung und der Internetgeschwindigkeit einige Zeit in Anspruch nehmen. Nach dem erfolgreichen Start der Container ist der Zugriff auf den Login-Bildschirm über die URL http://ip-adresse-des-hosts:8050/ möglich. Standardmäßig sind die Anmeldedaten als “admin” für Benutzername und Passwort gesetzt. Über den Link http://ip-adresse-des-hosts:8050/admin/ erreicht man die Administrationsoberfläche, welche Optionen zur Änderung von Benutzername und Passwort bietet. Darüber hinaus bietet die Plattform erweiterte Funktionen, einschließlich der “Paperless E-Mail”. Die Integration von IMAP-Konten in das System paperless-ngx ermöglicht es, eingehende Dokumente automatisch direkt im Archiv abzulegen. Diese Funktion ist besonders für Unternehmen und Freiberufler von Vorteil, insbesondere wenn Rechnungen über eine spezielle E-Mail-Adresse empfangen werden.

Wer sich die manuelle Einrichtung nicht zutraut, kann auch auf das automatische Installationsscript zurückgreifen. Mit diesem habe ich in einer Proxmox-VM zum Testen ebenfalls gute Erfahrungen gemacht. Für den Einsatz von paperless-ngx wird lediglich eine funktionierende Docker-Umgebung benötigt.

bash -c "$(curl --location --silent --show-error https://raw.githubusercontent.com/paperless-ngx/paperless-ngx/main/install-paperless-ngx.sh)"

Unabhängig von der gewählten Methode zur Einrichtung von paperless-ngx oder einem anderen Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist die Entwicklung einer eigenen Backup-Strategie unerlässlich. Die Sicherung von Daten ist ein kritischer Aspekt, der sicherstellt, dass Informationen auch im Falle eines Systemausfalls oder anderer unvorhergesehener Ereignisse verfügbar bleiben. Eine effektive Backup-Strategie schützt nicht nur vor Datenverlust, sondern erleichtert auch die Wiederherstellung im Worst Case.